如何提升跨部门沟通协作

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如何提升跨部门沟通协作

企业家要解决跨部门协作的问题，光有跨部门沟通技巧是不行的，还需要文化，流程。企业业务发展很快，人员扩张迅速，而内部的流程还没来得及梳理完善，靠文化比较虚很难有实际。


所有企业都在强调“团队合作”。这里的团队不光指的是同部门协作，要包括公司内部的跨部门合作，甚至是跨公司与客户团队一起工作。

我们往往会发现，跨部门协作总是比同部门合作更难以推进，特别是那种因临时项目而形成的跨部门合作。



原因有这三点：
1、和部门团队合作不同，跨部门协作具有时效性，项目结束，项目组随之解散；
2、临时任命或者抽调的项目经理，与项目成员之间没有上下级关系，无法强制要求成员，易成员出现不积极、不配合的情形；
3、因为该项目只是每个成员日常工作的一部分，不同部门员工的本职工作量不同，所以项目工作完成效率不高。

正因为跨部门项目具有如上特点，要想使项目如期且完成，就需要在沟通环节提率，否则，整个项目就会如一盘散沙，一再延误，拖沓不前。


如何搞定跨部门合作，做到这4点就够了：

1、项目启动时，需要将项目目标、人员职责和惩奖机制达成共识

在项目正式开始前，对于该项目的达成目标和预期成果，项目组成员各自的明确分工和职责所在，任务列表分解以及合理的时间进度表等，都要达成共识。目的是让大家在执行前，对项目整体有个清晰的认识，形成责任感和担当意识。

很多项目团队也做到了这一点，但是终落实的却很少，原因就是缺少明确机制，很多都是口头共识。企业引入积分制管理，可以解决这一问题：项目开始前，召开项目相关人员开展会议，把项目总负责人、各班组长、参与人员等职责明文规定并告知，并确定任务完成时每个人的奖分情况、任务未完成时每个人的扣分情况。通过这种公开公告的形式，明确各个组员的权力与职责，形成流程化、标准化的机制。



2、赋予项目经理权力，减少项目实施过程中的外来阻力

现在很多项目经理普遍有责无权，得不到信任和权力，在项目组里说话没人听，对于整个项目的监管和把控就无从谈起。跨部门合作所形成的的本就是一个全新的组织，如果没有一个人能够说一、决绝果断的话，这个组织就不可能成事，所以公司要赋予项目经理权力。

积分制管理模式下，为每个层级的管理人员匹配了相对应的积分奖扣权限，允许管理者在自己的权限内对组员进行奖扣分。项目经理有了奖扣分的权力，就有权对组员的行为作出反馈，组员按照计划在每个时间节点完成自己的任务，或者主动帮助其他组员，都可以给予奖分；而延时或未能完成个人任务的成员将被扣分。通过奖扣分的信号传递，让组员感受到项目经理的，做起事来自然更有紧迫感与积极性。



3、项目过程中，鼓励和组织内部沟通，定期回顾和发现不足

很多项目启动后，各个成员都只关注自己的任务，埋头干事、很少交流，很多人做着做着就偏离了项目计划。而有些时候，尽管后每个人的任务都完成，但是组合起来却并不能达成整个项目的预期目标。所以，项目启动后，根据计划把握项目进展很重要。

积分制管理下，能够利用积分奖扣反映项目成员的工作情况，实时跟踪进度。是避免形式上的沟通交流，负责人组织内部沟通会议给予一定的奖分，参与会议的成员同样获得奖分。其次，交流会议上需要项目组成员积极参与，共同查看各项分任务是否按期完成；组员就各自负责的部分向大家汇报：进展如何、遇到的阻碍、解决的方法是什么、需要哪些人的支持、完成的期限是什么等等，这些都能得到积分的奖励；能够当即在会议上提供解决方案的组员要另外给予积分奖励。通过及时的积分反馈，调动员工的能动性，项目工作按部就班的进行。


4、项目结束时，给予奖励和认可，激励和致谢项目团队

当项目如期结束，完成目标后，一定不要忘了奖励团队、激励组员，感谢各个部门做出的贡献。这样不仅会使项目组员备受鼓舞，起到联络情感的作用，也有利于以后再进行其他跨部门项目合作，成员都能积极配合。

积分制管理十分注重对员工的认可与激励。我们知道，激励其实是通过调控员工未来的努力方向和努力程度来推动企业战略目标的实现，而积分制强调的就是通过积分来影响员工未来的工作行为。当项目结束时，企业对项目团队给予积分的奖励，积分又与各项福利待遇挂钩，这能让项目成员知道企业重视和认可他们的付出，他们才会觉得自己的努力是值得的、是有价值的。员工获得心理上的成就感与满足感，那么心理上也更容易产生对企业的亲近和工作的动力，在后续的工作中能够有更的表现。






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